Audit & Risk Alert
Entenda como a segregação de funções fortalece os controles internos, reduz riscos de fraude e aumenta a segurança dos processos empresariais.
A segregação de funções distribui etapas de uma operação entre pessoas diferentes. Seu objetivo é criar verificações independentes e reduzir a possibilidade de que alguém execute uma irregularidade e consiga ocultá-la.
No processo de pagamentos, por exemplo, existem atividades distintas: solicitar a contratação, cadastrar o fornecedor, registrar a obrigação, aprovar o pagamento, liberar a transferência e conferir a movimentação bancária.
Quando todas essas etapas ficam sob responsabilidade de uma única pessoa, a empresa perde oportunidades de revisão. O risco aumenta se essa pessoa também puder alterar registros ou excluir documentos.
Exemplo prático: um usuário pode cadastrar um fornecedor, inserir uma cobrança, alterar a conta bancária e liberar o pagamento. Essa combinação merece revisão, mesmo que o usuário seja experiente e de confiança.
A análise deve considerar os acessos reais aos sistemas. A separação formal entre departamentos pode ser insuficiente se as permissões permitirem executar funções incompatíveis.
Em equipes pequenas, controles compensatórios podem incluir revisão pelo sócio, conferência independente dos extratos e acompanhamento das alterações cadastrais.
Medidas práticas para a empresa
• Mapear as funções de execução, aprovação e conferência.
• Revisar permissões nos sistemas e nos bancos.
• Documentar exceções e controles compensatórios.
• Reavaliar acessos após mudanças de cargo.
Mensagem central: confiança pessoal deve ser acompanhada de uma estrutura de responsabilidades verificável.